De werkkostenregeling is per 1 januari 2015 verplicht, het keuzeregime vervalt. Maar wat is een noodzakelijke verstrekking of vergoeding voor uitvoering van het werk? In de regeling voor vrijstellingen is het aan uw ‘redelijke oordeel’ als werkgever om dit te bepalen.

De inhoudelijke veranderingen per 1 januari 2015 zijn:

• Drie nieuwe gerichte vrijstellingen voor verstrekkingen én vergoedingen.
• Andere behandeling vergoeding buitenlandse boeten.
• Andere afrekensystematiek.
• Invoering concernregeling.
• Verlaging van de vrije ruimte met 20%, van 1,5% naar 1,2% van de fiscale loonsom.

Nieuwe vrijstellingen

Per 1 januari 2015 worden de drie nieuwe gerichte vrijstellingen voor verstrekkingen én vergoedingen ingevoerd:

1. Noodzakelijkheid

Wilt u een gerichte vrijstelling van vergoeding voor en verstrekking van gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en soortgelijke apparatuur zoals iPads? Dan moeten deze noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Maar wanneer zijn gereedschappen en dergelijke noodzakelijk? Dit bepaalt uw ‘redelijke oordeel’ als werkgever.

Het wetsvoorstel geeft als voorbeelden van noodzakelijk gereedschap:

• de kwast van de schilder
• de duimstok van de timmerman
• de naaimachine van de kledingmaker

Andere voorwaarden zijn:

• Uw werknemer moet de zaken teruggeven – of de restwaarde vergoeden – als ze niet meer noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
• De vergoeding of verstrekking mag niet door uw werknemer zijn gefinancierd door toepassing van het cafetariamodel (uitruil arbeidsvoorwaarden).
• De vergoeding of verstrekking wordt niet genoten door een bestuurder of commissaris van de inhoudingsplichtige werkgever. Alleen als u aannemelijk maakt dat de vergoeding voor of verstrekking van deze (noodzakelijke) zaken gebruikelijk is, blijft ook voor deze twee categorieën werknemers die vergoeding/verstrekking gericht vrijgesteld.

2. Voorzieningen

Bepaalde voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt, worden ook gericht vrijgesteld. Deze voorzieningen werden voorheen op nihil gewaardeerd. Met ingang van 2015 geldt een gerichte vrijstelling, óók voor vergoedingen en verstrekkingen. Welke? Dat wordt nog bepaald in een ministeriële regeling. Het wetsvoorstel geeft geen voorbeelden.

3. Branche-eigen producten

Tot slot de herinvoering van de geldende vrijstelling voor personeelskortingen op branche-eigen producten: ten hoogste 20% van de waarde in het economische verkeer, met een maximum van 500 euro per werknemer per jaar.

Maximale vrijstelling verlaagd

Er is één verschil. Het is niet meer mogelijk om de ongebruikte kortingsruimte door te schuiven naar volgende jaren. In het oude regime kon u in een periode van drie jaar eenmalig een belastingvrije korting krijgen van maximaal 1.500 euro. In het WKR-regime kan dit niet meer. De maximale vrijstelling is 500 euro per kalenderjaar.

Binnenlandse en buitenlandse boeten

Tot en met 2014 stond de belastingdienst toe dat vergoeding van Nederlandse boeten ten laste van de vrije werkkostenruimte werd gebracht, net zoals met buitenlandse boeten. Dit verandert in 2015. Vergoeding van buitenlandse boeten worden verplicht werknemersloon. Aanwijzing als werkkosten ten laste van de vrije ruimte is niet meer mogelijk.

Daarmee is het beleid van de belastingdienst achterhaald. Vergoeding van alle boeten – binnenlandse en buitenlandse – kan geen werkkosten zijn, maar is verplicht werknemersloon.

Andere afrekensystematiek

Bij overschrijding van de vrije werkkostenruimte bent u als werkgever de 80%-eindheffing pas verschuldigd na afloop van het kalenderjaar. U moet dit doen bij de loonaangifte over het eerste tijdvak van het volgende jaar. In het huidige WKR-regime moet in voorkomende gevallen reeds lopende het kalenderjaar worden afgerekend.

Invoering concernregeling

In concernverband opererende inhoudingsplichtigen mogen de werkkostenregeling gezamenlijk toepassen. Een niet-benut deel van de vrije WKR-ruimte door de ene inhoudingsplichtige kan hierdoor worden gebruikt om een overschrijding door de andere te compenseren. Werkgevers zijn in deze zin met elkaar verbonden indien tussen hen een belang bestaat van ten minste 95%. Bij overschrijding van de vrije WKR-ruimte op concernniveau moet de vennootschap die het hoogste bedrag aan loon heeft betaald, de 80%-eindheffing afdragen. De andere vennootschappen blijven hoofdelijk aansprakelijk.

 Tot slot: 

De WKR is weliswaar in een bijna definitieve fase, maar wijzigingen (zelfs met terugwerkende kracht) zijn niet uitgesloten.